仕事の質を上げるメールを整理する6つのポイント

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皆さん。こんにちは。魅力技研です。
今回は魅力技研が実践しているメールの管理方法について紹介します。
大事なメールがメールが埋もれてしまって返信し損ねちゃう、メールフォルダがぐじゃぐじゃだという方はいませんか?そんな方はこの記事を読んで参考にしてみてください。

ポイント1:顧客・取引先毎にフォルダを作成する

顧客・取引先毎にフォルダを作成する
顧客・取引先の他に社内のフォルダも作ってます

まずは顧客や取引先毎にフォルダを作成します。例えばA社からくるメールはメールボックスを作成し、そのメールボックスの名前は「A社」とします。
おすすめの方法では初期設定の受信フォルダ1つでメールを管理しません。理由としてはメールアプリ(メーラー)をToDoリストのように使うからです。

ポイント2:メルマガフォルダを作成する

メルマガフォルダを作成する

顧客や取引先毎のメールフォルダの他にメルマガ用のフォルダを作ります。
皆さんに企業からのメールマガジンが沢山送られてきませんか?企業はネットの問い合わせや展示会で取得したメールアドレスから営業・マーケティング活動を行います。その為、かなりのメールが送られるのです。
Benchmark Japanの調査では約8割の人が1日10通以内、約2割の人が1日10通以上読んでいるそうです。魅力技研の場合は仕事とプライベート合わせて20〜40通程度来ます。改めて多いですね。

参考:Benchmark Japan|メールマガジン購読状況調査 2022年度版

そんな1日に届く数にうんざりするメルマガを管理する為にメルマガフォルダを作成します。
そして初期設定の受信フォルダに届いたメルマガで読んで、読み返すことがないメルマガはメルマガ専用フォルダに移動させます。メールを開封して時間の都合上すぐに読み切ることができないから読み返したい時はそのまま入ってきたメールフォルダに置いておきます。そして時間ができてゆっくり読める時に読み、読み終えたらメルマガ専用フォルダに移動させます。
またこのフォルダには迷惑メールも入れるようにします。最近の詐欺メールは巧妙なので気をつけてください。件名と差出人を確認して迷惑メールだと判断したらボンボン移動させます。怪しいメールは開封しません。

ポイント3:タスクの完了と同時にメールを移動する

タスクが完了したらメールを移動する

そしてメールに関連するタスクが完了したらメールを顧客・取引毎のボックスに移動させます。
例えばA社から見積依頼のメールをいただき、見積書を作成して返信します。そしたらこのメールはA社のフォルダに移動させます。

その他にも取引先C社に発注の為のメールを送り、その返信を受信箱に入れておき、モノが届いたらC社のメールフォルダに移動するなんて使い方をしています。

こうすることでメールボックスがタスクを意識するきっかけになります。なので作業漏れが少なくなり信頼に繋がるでしょう。メールボックスが空になることを目指して日々仕事をします。メールボックスがToDoリストのような役割を果たしてくれます。

ポイント4:ゴミ箱にメールを直接入れない

魅力技研は初期設定のメールボックスからゴミ箱に直接移動させません。これは誤ってゴミ箱に入れてしまい、不要なメールに紛れたまま大事なメールの自動消去を避ける為です。複数選択や一括選択で誤ってゴミ箱に移動してしまうことを防ぎます。こうすることでメールを無意識に消去する恐れは少なくなるでしょう。メルマガフォルダや他の顧客フォルダに紛れているのでそこから探せます。
基本的にはゴミ箱にメールを移動させることは少ないのですが、サーバーを圧迫してしまう為、メルマガフォルダにある古いメールからゴミ箱フォルダに移動させます。一括選択などで複数の古いメルマガをゴミ箱に入れます。比較的新しいメルマガはゴミ箱に移動させません。こうすることで万が一顧客や取引先からの重要なメールを棄してしまうことを防ぎます。

ポイント5:自動振り分け機能は使わない

自動振り分け機能は使用しない

メーラーによっては受信時に設定したフォルダに自動で振り分けする機能もありますが魅力技研は使いません。
ToDoリスト的な使い方をメールで行うので未読のメールがそれぞれのフォルダに散らばると一覧性が低下するからです。

ポイント6:スキマ時間にメールを整理する

主にスキマ時間にメールを整理します。例えば昼休みまであと6分残っているなど、メインの作業を集中して行うには時間が足りない時に整理しています。

まとめ

仕事で欠かせないツールであるメール。フォルダを整理しないと仕事の生産性も低下してしまいます。上手に整理して効率良く仕事をしましょう。

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