ライフハック

仕事の質を上げるメールを整理する6つのポイント

皆さん。こんにちは。魅力技研です。
今回は魅力技研が実践しているメールの管理方法について紹介します。
大事なメールがメールが埋もれてしまって返信し損ねちゃう、メールフォルダがぐじゃぐじゃだという方はいませんか?そんな方はこの記事を読んで参考にしてみてください。

ポイント1:顧客・取引先毎にフォルダを作成する

顧客・取引先毎にフォルダを作成する
顧客・取引先の他に社内のフォルダも作ってます

まずは顧客や取引先毎にフォルダを作成します。例えばA社からくるメールはメールボックスを作成し、そのメールボックスの名前は「A社」とします。
おすすめの方法では初期設定の受信フォルダ1つでメールを管理しません。理由としてはメールアプリ(メーラー)をToDoリストのように使うからです。

ポイント2:メルマガフォルダを作成する

メルマガフォルダを作成する

顧客や取引先毎のメールフォルダの他にメルマガ用のフォルダを作ります。
皆さんに企業からのメールマガジンが沢山送られてきませんか?企業はネットの問い合わせや展示会で取得したメールアドレスから営業・マーケティング活動を行います。その為、かなりのメールが送られるのです。
Benchmark Japanの調査では約8割の人が1日10通以内、約2割の人が1日10通以上読んでいるそうです。魅力技研の場合は仕事とプライベート合わせて20〜40通程度来ます。改めて多いですね。

参考:Benchmark Japan|メールマガジン購読状況調査 2022年度版

そんな1日に届く数にうんざりするメルマガを管理する為にメルマガフォルダを作成します。
そして初期設定の受信フォルダに届いたメルマガで読んで、読み返すことがないメルマガはメルマガ専用フォルダに移動させます。メールを開封して時間の都合上すぐに読み切ることができないから読み返したい時はそのまま入ってきたメールフォルダに置いておきます。そして時間ができてゆっくり読める時に読み、読み終えたらメルマガ専用フォルダに移動させます。
またこのフォルダには迷惑メールも入れるようにします。最近の詐欺メールは巧妙なので気をつけてください。件名と差出人を確認して迷惑メールだと判断したらボンボン移動させます。怪しいメールは開封しません。

ポイント3:タスクの完了と同時にメールを移動する

タスクが完了したらメールを移動する

そしてメールに関連するタスクが完了したらメールを顧客・取引毎のボックスに移動させます。
例えばA社から見積依頼のメールをいただき、見積書を作成して返信します。そしたらこのメールはA社のフォルダに移動させます。

その他にも取引先C社に発注の為のメールを送り、その返信を受信箱に入れておき、モノが届いたらC社のメールフォルダに移動するなんて使い方をしています。

こうすることでメールボックスがタスクを意識するきっかけになります。なので作業漏れが少なくなり信頼に繋がるでしょう。メールボックスが空になることを目指して日々仕事をします。メールボックスがToDoリストのような役割を果たしてくれます。

ポイント4:ゴミ箱にメールを直接入れない

魅力技研は初期設定のメールボックスからゴミ箱に直接移動させません。これは誤ってゴミ箱に入れてしまい、不要なメールに紛れたまま大事なメールの自動消去を避ける為です。複数選択や一括選択で誤ってゴミ箱に移動してしまうことを防ぎます。こうすることでメールを無意識に消去する恐れは少なくなるでしょう。メルマガフォルダや他の顧客フォルダに紛れているのでそこから探せます。
基本的にはゴミ箱にメールを移動させることは少ないのですが、サーバーを圧迫してしまう為、メルマガフォルダにある古いメールからゴミ箱フォルダに移動させます。一括選択などで複数の古いメルマガをゴミ箱に入れます。比較的新しいメルマガはゴミ箱に移動させません。こうすることで万が一顧客や取引先からの重要なメールを棄してしまうことを防ぎます。

ポイント5:自動振り分け機能は使わない

自動振り分け機能は使用しない

メーラーによっては受信時に設定したフォルダに自動で振り分けする機能もありますが魅力技研は使いません。
ToDoリスト的な使い方をメールで行うので未読のメールがそれぞれのフォルダに散らばると一覧性が低下するからです。

ポイント6:スキマ時間にメールを整理する

主にスキマ時間にメールを整理します。例えば昼休みまであと6分残っているなど、メインの作業を集中して行うには時間が足りない時に整理しています。

まとめ

仕事で欠かせないツールであるメール。フォルダを整理しないと仕事の生産性も低下してしまいます。上手に整理して効率良く仕事をしましょう。

外出先で充電無くて困ったらCHARGE SPOTでしょ

こんにちは。魅力技研です。久しぶりに美術館というか、展覧会に行きます。東京ステーションギャラリーでやっているハリーポッターの。今はコロナウイルスの影響もあって入場する時間を事前に決めてチケットを購入するんですね。そしてやらかしました。
寝坊です。

ボカーン

なんでこの日に限って10時間近く眠ってしまったのでしょうか。バカヤロー。最低限の身支度をして、スマホと財布を持って家を飛び出します。うわ、イヤホン忘れた。そしてもっとやばいのが充電。家を飛び出した時には30%切ってました。寝る時に充電する習慣が無いのが災いしました。焦っていたので、モバイルバッテリーを持ってくることも忘れました。絶望。知人と行くのでもし、充電が切れたら、広い東京駅の中で迷子に。子どもじゃないけど。充電切れるってかなりドキドキするのは魅力技研だけですかね。
しかし、魅力技研は閃きました。モバイルバッテリーを借りれば良いことに。魅力技研が住む松戸駅の新京成線の切符売り場にはモバイルバッテリーが借りることができる設備があります。

CHARGE SPOTの使い方

CHARGE SPOTに到着松戸駅に辿り着き、CHARGE SPOTへ。初めて使ってみたのですが、使ったことが無い方の為にも参考になればと思い、記録として残しておきます。
決済方法にもよるのですが、今回魅力技研が行ったCHARGE SPOTアプリを使用した方法は以下の通り。

アプリのダウンロード

まずアプリをダウンロードします。今回魅力技研は必要に迫られてその場でアプリをダウンロードしましたが、アプリのダウンロードする時間やバッテリーも惜しいという方もいるかと思うので、アプリをインストールして来たるピンチに備えるのが良いかもしれません。

登録を行います

電話番号を入力し、SMS認証をタップします。すると、SMSに認証番号が送られてくるので、その番号を再びCHARGE SPOTアプリを開き、電話番号の下の欄に入力します。iPhoneは自動で受信した認証番号を入力してくれました。登録はこれで終わりです。とっても簡単。

アプリでスタンドのディスプレイにある液晶をスキャン、そして決済

ディスプレイの下、黄色いところにQRコードがあります。

次にアプリで「QRスキャンをして借りる」をタップします。
読み取り画面が出てきたら、CHARGE SPOTに記載されているQRコードをスキャンします。するとスキャン貸し出しとあるQRコードを読み取ると決済画面が出てきます。
今回魅力技研はApplePayで支払いを行いました。予めApple Payに登録してあったクレジットカードで決済です。とっても簡単。
今回、魅力技研はApple Payを使用しましたが、PayPayやd払いや通信キャリアの引き落としと合わせることなども可能です。その際はアプリから事前に紐付けるこが必要になります。このあたりの設定も事前に行っておくと寝坊した時に困りません。

バッテリーが出てきた

決済が終了するとモバイルバッテリーが1個出て来ます。松戸駅にあった設備(スタンド)からは横から出て来ました。そういえば貸し出し可能台数と返却可能台数がディスプレイに書かれています。今回借りた時は貸し出し可能台数が4台とありました。
無事に借りられて一安心でした。

返却には

返却する時はスタンドに差し込むだけ。アプリの操作は要りません。とても簡単でした。簡単過ぎて大丈夫か不安になりましたが、アプリを確認すると返却されたことになっていました。大丈夫です。

レンタルバッテリーはどんなもの

レンタルしたバッテリーはこんな感じです。

借りたバッテリーはこんな感じ

借りた瞬間にコード持っていないと焦ったのですが、その心配は無用でした。バッテリーにコードが埋め込まれています。青いコードが3本埋め込まれているのがわかります。コードは3種類。左からタイプC、Lightningケーブル マイクロUSBケーブル。この3種類があればほとんどの機種が充電できるのでは無いでしょうか。ありがたい。ケーブルをスマートフォンに挿したらバッテリー側面にある青い電源ボタンを押すと充電が開始されます。無事、充電することができました。

コードも付いてくるので持ってなくても使えます

ApplePayユーザー必見!お得なキャンペーンが実施中!(終了したキャンペーン)

利用履歴を見たら1円で借りることができていました!

そして、今はお得なキャンペーンが実施中です。1月21から2月28日の間のキャンペーン期間中に初めてのCHARGE SPOT利用でApple Payを支払い方法に選択すると、充電レンタルが1円(48時間未満)で利用できちゃいます。しかも対象ユーザーはキャンペーン期間中何度利用しても1回1円で利用できます。

「公式情報」https://inforich.net/1190/apple-payならはじめてのchargespot利用が1円キャンペーン

通常は48時間の利用で330円かかるところが1円ってお得過ぎませんか。
この機会に簡単便利なCHARGE SPOTを試してみてはいかがですか。
とても便利なモバイルバッテリーレンタルCHARGE SPOTの紹介でした。

情報はグーグルに探させろ!Googleアラート

はじめに

魅力技研が情報収集に普段使っているツールGoogleアラートを紹介します。
ビジネスや趣味の情報収集は普段どのような方法で行っていますか?Googleで検索をしますか?それともニュースサイトなどを閲覧しますか?
気になる情報を収集する為にいちいち検索したり、ニュースサイトを閲覧したりするのは煩わしくはないですか?

そこで今回紹介するのはGoogleが提供しているサービスの1つ、Googleアラートです。Googleアラートは気になるトピックスを予め設定することで、新しい検索結果が見つかった場合、メールで通知してくれる機能です。
時間の指定も可能なので、朝起きた時に自分の為のニュースを作る。昼の休み時間に重要な情報をチェックできるのです。
設定方法はとてもシンプルで簡単。すぐに設定して使えます。
この記事では設定の方法と魅力技研がおすすめする使い方について紹介します。

Googleアラートの設定方法

Googleアラートにアクセスします。(https://www.google.com/alerts
ログインもしてください。

トピックスの設定

Googleアラートの画面
Googleアラートの画面

アラートを作成という文言が表示されている検索窓に自分が通知を受け取りたいトピックスを入力します。すると検索窓の下にプレビューが表示されます。設定したらこのような内容が配信されるということでここで、このキーワードで受け取りたいトピックスに関する通知が来るか否かの判断ができるということですね。

キーワードを入れると下にプレビュー一覧が表示されます。
キーワードを入れると下にプレビュー一覧が表示されます。

注意しないのが、設定したキーワードが複数の意味を持っている場合です。
例えばタイ旅行が好きな方が「タイ」と設定した場合、国名としてタイのニュースが通知で来ます。しかし、その他にもお魚の「タイ」に関するニュースも通知が来ます。またスポーツニュース中で使用される1位タイの「タイ」が含まれているニュースに関する通知も来る可能性があります。ゴルフのニュースが入って来ちゃうということです。
つまり、プレビューを確認して、期待する内容か否かを確認することがより使いこなすには必要ということです。

タイ旅行に関する通知を受け取りたい場合、「タイ観光」や「タイ旅行」と設定した方がより適したニュースを受け取ることができるということです。この様にどうすれば知りたいニュースを受け取れるのか試してください。

オプション設定で使いこなす

Googleアラートはオプション設定を行うことでより便利な使い方も可能です。

「アラートを作成」の右にある「オプションを表示」をクリックすることで頻度や言語、情報のソースを選択することが可能です。この項目を選ぶことでより、自分に適した内容を受け取ることが可能になります。

赤枠の「オプションを表示」をクリック
赤枠の「オプションを表示」をクリック
オプションをクリックすると、この様に表示されます。

自分が本当に欲しい情報を受け取れるように設定することがGoogleアラートを使いこなす重要なポイントです。

魅力技研のおすすめのGoogleアラートの設定

魅力技研はキーワードをしっかりと設定することの他に、頻度と時間に関する設定に重きを置いてます。

頻度の設定

頻度は「その都度」、「1日1回以下」、「週1回以下」の3種類の通知の頻度を選ぶことが可能です。魅力技研は1日1回以下で設定しています。

情報過多の時代にその都度情報を受け取れば、確かに最新の情報を常に受け取ることができるのかもしれません。
しかし、通知があまりにも多すぎると集中して作業する時の邪魔になったり、デジタル中毒の原因になると考え、1日1回以下に設定しています。

また、来たメール全てに目を通すこともあれば、あえて未読にしていることもあります。マイペースに情報をかじることを意識しています。

通知する時間の設定

メールが配信される時間を魅了技研は工夫しています。
時間の設定はキーワード単位では選ぶことができません。Googleアラート丸ごとの設定項目です。
Googleアラートの「マイアラート」右側にある「設定(歯車マーク)」から設定することが可能です。配信時間にチェックして時間を指定します。

魅力技研は勤めている会社の昼休みの時間に合わせて12時にセットしてます。仕事中や就寝中に通知が来たらそっちに気が取られるのでこのように設定しています。受け取りたいトピックスによって変更しても良いかもしれません。

魅力技研のおすすめのGoogleアラートの使い方

1.株投資の材料として

気になる企業の情報を収集
気になる企業の情報を収集

投資をやっている方の判断材料として企業の名前やサービス名、国の名前+経済で設定します。
そうすることで定期的に投資の判断材料となる情報が自然とあなたのメールボックスに投函されます。
投資は自己責任でよろしくお願いいたします。

2.好きなタレントやアーティストの動向を掴む

好きなアーティストの情報を逃さずキャッチ
好きなアーティストの情報を逃さずキャッチ

好きなタレントやアーティストの名前を登録することで、その情報を受け取ることができます。いつでもそのタレントやアイドルの動向を見逃したくない方におすすめです。

3.就活、転職する方の企業研究

企業選びの材料として
企業選びの材料として

就活シーズンの前、就活中に気になる企業の名前を入れておいて、企業の動向をチェックしましょう。エントリーシートや面接で話す材料になるかもしれません。
また、業績の悪化など、入社後に「こんなはずじゃなかった〜」を防ぐきっかけにもなるでしょう。
大事な材料は全てネットに転がっているとは言わないので、新聞に目を通す、気になることはOB・OG訪問して訊く。面接中に実際に働く人に質問するなど複数のアナログの情報と組み合わせて判断材料にすることをおすすめします。

4.自分の仕事の情報をキャッチする

いい仕事にはいい情報が必要
いい仕事にはいい情報が必要

自身が従事する仕事の最新情報をキャッチアップするのにもおすすめです。
例えば、広告業界にいて、情報を仕入れたいと考えた場合、大手の広告代理店、クライアントの企業名、アドテクノロジー、Googleの動向等をキーワードに設定します。
クライアントとの会話のきっかけを作れたり、業界の流れなどについて知ることができます。

選択が良かったと思える毎日を

Googleアラートを使えば受動的に気になるトピックスについて情報を受け取ることが可能です。それはまるで、自分の分身にネット検索させているみたいに。自分で検索する手間が省けるので時間の節約にもなり、僕自身重宝しているツールです。
人生は選択の連続。その選択を左右するのは情報の量と情報との向き合い方だと魅力技研は考えます。沢山の情報が溢れている今日、情報の有無が選択を左右します。また情報の全てを鵜呑みにするのではなく、吟味することがより良い選択につながるのではないでしょうか。
自分の選択が良かったと思える為に、Googleアラートが皆様のお役に立てばと思いこの記事で紹介しました。